고등교육 기관들이 학생 수 감소와 자원 부족이라는 이중의 압박에 직면한 가운데, 미국 곤자가대학교가 AI 기반 통합 플랫폼 도입으로 디지털 혁신에 속도를 내며 주목받고 있다. 노후화된 시스템과 부서 간 단절된 데이터 환경 속에서도 워카토(Workato) 플랫폼을 도입해 통합 작업을 대폭 가속화하며 학생과 교직원이 더 나은 사용자 경험을 누릴 수 있는 기반을 마련한 것이다.
곤자가대학교의 IT 및 정보보안 책임자인 대런 오슬리(Darren Owsley)는 최근 열린 ‘월드 오브 워카토(World of Workato)’ 행사에서 새로운 플랫폼이 기술팀뿐 아니라 전체 캠퍼스 커뮤니티를 위한 도구로 진화하고 있다고 강조했다. 그는 "단순히 IT 부서만을 위한 툴이 아니라 모든 부서, 학생, 교수진이 쉽고 빠르게 사용할 수 있어야 한다는 것이 도입의 핵심 원칙이었다"며 "기능 면에서는 기존 통합 플랫폼에 뒤지지 않으면서도 훨씬 폭넓은 활용이 가능한 것이 워카토의 강점"이라고 설명했다.
워크플로우 자동화를 통한 효과는 숫자로도 입증됐다. 곤자가대는 세일즈포스 도입과 동시에 무려 120건이 넘는 통합 작업을 불과 3개월도 안 되는 기간에 완료했으며, 이는 당초 설정한 일정보다 2주나 빠른 결과였다. 이를 통해 IT팀은 개발보다 품질 검증과 전략 수립에 집중할 수 있는 여유를 확보했고, 전체 통합 속도는 종전보다 약 60% 향상됐다.
이제 학교 측은 이 플랫폼을 넘어 AI 기반의 전사적 전략으로 접근 범위를 확장하고 있다. 특히 AI 에이전트를 통한 능동형 시스템(agentic AI) 구축으로, 입학 후보자부터 졸업생까지 학생 생애 전 주기에 걸친 개인화된 서비스 제공을 목표로 하고 있다. 오슬리는 "고등교육 시장 전체가 ‘등록 절벽’에 직면해 있다"며 "인력 감축이 불가피할 수 있는 상황에서 제한된 자원으로 각 학생에게 일관되고 중단 없는 경험을 제공하는 것이 우리의 전략적 목표"라고 강조했다.
곤자가대학교의 사례는 AI와 자동화 기술을 고등교육 현장에 적절히 접목할 경우, 단순한 효율성 개선을 넘어 학생 경험과 학교 운영의 전반적인 질을 향상시킬 수 있다는 점을 보여준다. 특히 통합 플랫폼을 기술 전문가에 국한하지 않고 전 구성원이 활용할 수 있도록 전개한 전략은, 향후 더 많은 대학이 참고할 법한 대표 모델로 평가받고 있다.